Polish B1 exam email: structure and model letters

A letter or email is the most common longer text in the writing part ("Pisanie") of the Polish B1 state certificate exam. The longer text is worth up to 15 points (the whole writing module is worth 30). This article covers the structure of a good email, ready-made Polish phrases and 4 full model texts.

Not sure what the whole writing part looks like yet? Start with our Polish B1 writing guide.

Email structure at B1 level

Every email has three parts:

Opening — greeting and the purpose of the message.
Body — answering every point in the task.
Closing — wrap-up and sign-off.

The key rule: the task usually lists 3–4 points, and every one of them must appear in your text. Skip just one and you lose points for task completion — even if your text has no mistakes.

Also watch the word count given in the task. A text that's too short or far too long lowers your score.

Informal or formal?

Check who you're writing to:

	Informal (friend, family)	Formal (company, office, school)
Greeting	Cześć Marku! / Droga Aniu!	Szanowni Państwo, / Szanowna Pani,
"You"	ty (piszesz, możesz)	Pan / Pani / Państwo (może Pan, mogą Państwo)
Style	relaxed, emotions, exclamations	polite, factual, no abbreviations
Sign-off	Pozdrawiam / Ściskam / Do zobaczenia!	Z poważaniem / Z wyrazami szacunku

Watch out for the vocative case (wołacz)! After "Cześć", "Drogi", "Droga" Polish uses the vocative: Cześć Marku! (not Cześć Marek!), Droga Kasiu!, Drogi Tomku!. English has no vocative, so this is one of the most common mistakes.

Ready-made Polish phrases

Opening

Dziękuję za Twój e-mail. / Dzięki za wiadomość! (Thanks for your email.)
Piszę do Ciebie, ponieważ chcę Cię zaprosić / zapytać / opowiedzieć… (I'm writing to invite you / ask / tell you…)
Przepraszam, że tak długo nie odpisywałem/odpisywałam. (Sorry for not writing back for so long.)
(formal) Piszę w sprawie… / Zwracam się do Państwa z prośbą o… (I'm writing regarding… / I'd like to ask for…)

Body

Po pierwsze… Po drugie… Na koniec… (First… Second… Finally…)
Oprócz tego… / Poza tym… (Besides…)
Niestety… / Na szczęście… (Unfortunately… / Luckily…)
Dlatego… / Z tego powodu… (That's why…)
Moim zdaniem… / Wydaje mi się, że… (In my opinion… / It seems to me…)
Co myślisz o tym, żeby…? (What do you think about…?)

Closing

Czekam na Twoją odpowiedź. (Looking forward to your reply.)
Mam nadzieję, że niedługo się zobaczymy. (I hope we'll see each other soon.)
Pozdrów ode mnie swoją rodzinę. (Say hi to your family.)
(formal) Z góry dziękuję za odpowiedź. (Thank you in advance for your reply.)

Sign-off and signature

Write the sign-off on its own line, with your name below:

Pozdrawiam
Kasia

After Pozdrawiam, Ściskam, Z poważaniem you don't need a comma — that's a common habit borrowed from English. Leaving it out is the safest choice.

Model 1: Invitation (informal)

Task: Napisz e-mail do kolegi. Zaproś go na swoje urodziny. Napisz, kiedy i gdzie będzie impreza, kto przyjdzie i co kolega powinien przynieść. (ok. 120–150 słów) (Write to a friend inviting them to your birthday: when and where, who's coming, what to bring.)

Cześć Tomku!

Dawno się nie widzieliśmy, więc mam dla Ciebie dobrą wiadomość. W przyszłą sobotę, 14 listopada, kończę trzydzieści lat i chcę to uczcić z przyjaciółmi. Bardzo się ucieszę, jeśli przyjdziesz!

Impreza zacznie się o godzinie osiemnastej w moim nowym mieszkaniu na ulicy Długiej 15. Mieszkam na trzecim piętrze, niestety w budynku nie ma windy. Jeśli przyjedziesz tramwajem, wysiądź na przystanku „Rynek” – stamtąd to tylko pięć minut pieszo.

Przyjdą moi koledzy z pracy, moja siostra z mężem i oczywiście Ania, którą poznałeś w zeszłym roku na wycieczce w górach. Myślę, że będzie około piętnastu osób.

Jedzenie i napoje przygotuję sama, ale mam do Ciebie prośbę. Czy mógłbyś przynieść swoją gitarę? Wszyscy pamiętają, jak pięknie grałeś na ostatnim spotkaniu. Prezentu nie potrzebuję – najważniejsze, żebyś był!

Daj mi znać do środy, czy przyjdziesz.

Ściskam Marta

Why is this a good text? It covers all 4 points (when, where, who, what to bring), has a clear opening and closing, and uses complex sentences (Jeśli przyjedziesz…, którą poznałeś…) and different tenses.

Model 2: Declining and apologising (informal)

Task: Koleżanka zaprosiła Cię na weekend do swojego domu na wsi. Nie możesz przyjechać. Podziękuj za zaproszenie, przeproś, wyjaśnij, dlaczego nie możesz przyjechać, i zaproponuj inny termin. (ok. 120–150 słów) (A friend invited you to her country house. Thank her, apologise, explain why you can't come, suggest another date.)

Droga Kasiu!

Bardzo dziękuję za zaproszenie! Twój dom na wsi wygląda na zdjęciach wspaniale i od dawna marzę, żeby go zobaczyć.

Niestety muszę Cię przeprosić, ale w ten weekend nie mogę przyjechać. W sobotę mam egzamin z języka polskiego, do którego przygotowuję się już od kilku miesięcy. Egzamin trwa cały dzień, a w niedzielę muszę odpocząć, bo w poniedziałek rano zaczynam pracę. Naprawdę jest mi bardzo przykro, bo bardzo chciałam spędzić z Tobą trochę czasu.

Może mogłabym przyjechać za dwa tygodnie? Wtedy będę już po egzaminie i będę miała więcej czasu. Moglibyśmy pójść razem do lasu na grzyby albo pojeździć na rowerach. Jeśli ten termin Ci nie pasuje, napisz, kiedy będziesz miała czas – na pewno coś wymyślimy.

Trzymaj kciuki za mój egzamin!

Pozdrawiam serdecznie Olena

Model 3: Telling about a trip (informal)

Task: Wróciłeś/wróciłaś z wycieczki. Napisz e-mail do przyjaciela. Napisz, gdzie byłeś/byłaś, co widziałeś/widziałaś, co Ci się podobało, a co nie, i czy polecasz to miejsce. (ok. 120–150 słów) (Tell a friend where you went, what you saw, what you liked and didn't, and whether you recommend it.)

Cześć Piotrze!

Wczoraj wróciłem z Gdańska i muszę Ci opowiedzieć o tej wycieczce! Byłem tam razem z żoną przez cztery dni.

Najpierw zwiedziliśmy Stare Miasto. Ulica Długa i fontanna Neptuna zrobiły na nas ogromne wrażenie. Następnego dnia pojechaliśmy kolejką do Sopotu i spacerowaliśmy po molo. Pogoda była piękna, więc nawet kąpaliśmy się w morzu, chociaż woda była bardzo zimna!

Najbardziej podobało mi się Europejskie Centrum Solidarności. Dowiedziałem się tam dużo o historii Polski. Nie podobały mi się za to ceny w restauracjach przy Motławie – obiad dla dwóch osób kosztował prawie trzysta złotych.

Mimo to bardzo polecam Ci Gdańsk. Najlepiej jechać tam w maju albo we wrześniu, kiedy jest mniej turystów. Jeśli chcesz, mogę Ci wysłać listę miejsc, które warto zobaczyć.

Do zobaczenia! Ivan

Model 4: Complaint (formal)

Task: Kupiłeś/kupiłaś w sklepie internetowym ekspres do kawy, który nie działa. Napisz e-mail do sklepu. Napisz, co i kiedy kupiłeś/kupiłaś, jaki jest problem i czego oczekujesz. (ok. 120–150 słów) (Your new coffee machine doesn't work. Write to the online shop: what and when you bought, the problem, what you expect.)

Szanowni Państwo,

piszę w sprawie reklamacji ekspresu do kawy, który kupiłam w Państwa sklepie internetowym 3 października. Numer zamówienia to 45821.

Ekspres został dostarczony kurierem 6 października. Niestety już po trzech dniach przestał działać. Urządzenie włącza się, ale nie podgrzewa wody, a na wyświetlaczu pojawia się czerwona lampka. Postępowałam dokładnie według instrukcji obsługi, więc jestem pewna, że to wada fabryczna.

Jestem bardzo rozczarowana, ponieważ ekspres był prezentem dla mojego męża i nie był tani. Zgodnie z prawem chcę skorzystać z reklamacji. Proszę o wymianę ekspresu na nowy albo o zwrot pieniędzy na moje konto bankowe. Proszę również o informację, jak mogę odesłać uszkodzony ekspres.

Do wiadomości dołączam zdjęcie paragonu.

Z góry dziękuję za szybką odpowiedź.

Z poważaniem Anna Kowalenko

Note: in a formal email, put a comma after "Szanowni Państwo," and start the first sentence with a lowercase letter. Instead of "ty", use "Państwo / Pan / Pani".

The most common mistakes in B1 emails

A missing task point — the most expensive mistake. Tick off every point before you hand in.
Nominative instead of vocative — Cześć Marek! instead of Cześć Marku!
Mixing styles — "Szanowna Pani" at the start and "Buziaki" at the end.
Too few words or far too many — check the limit in the task.
Repetition — instead of "fajny" three times, use "ciekawy", "wspaniały", "niesamowity".
Calques from English — mam 30 lat (not jestem 30 lat); zrobić zdjęcie (not wziąć zdjęcie).

Check your email

Write your own email on one of the topics above and paste it (or take a photo of the page) into Oceń Tekst. In a few seconds you'll get a 0–15 score on three criteria, a list of mistakes with corrections — and explanations in English.